IT-активы компании: что это, как оценить и эффективно управлять

IT-активы – что это простыми словами? Это цифровые и другие ценности организации, которые делают ее технологичной и конкурентоспособной на рынке. К IT-активам относятся аппаратное и программное обеспечение, нематериальные и другие объекты. Как и другие активы, они являются источником экономической выгоды, создают конкурентные преимущества для бизнеса и выполняют важные функции. Для того, чтобы они эффективно выполняли свои задачи, нужно вести их учет и грамотно управлять ими.

Требования к IT-активам организации

ИТ-активы должны соответствовать определенным критериям:

• Иметь существенную стоимость для компании (более 100 тыс. рублей) или представлять другую объективную ценность. ИТ-актив можно рассматривать как инвестицию в будущее. Существенность стоимости означает, что компания приобрела актив за значительную сумму или потратила время и средства на разработку собственного продукта. Например, купила CRM-систему за 500 тыс. рублей или создала собственную систему управления проектами за 6 месяцев с оплатой труда сотрудников IT-отдела. При этом ИТ-активом организации не может считаться бесплатная программа или программное обеспечение низкой стоимости.
• Их использование должно приносить пользу бизнесу. Актив должен генерировать прямую или косвенную экономическую выгоду: увеличивать доход, сокращать издержки, повышать эффективность или снижать риски. Например, CRM-система повышает конверсию (вероятность) продаж за счет автоматизации бизнес-процессов, «1С Бухгалтерия» снижает трудозатраты бухгалтера на подготовку отчетов, корпоративный мессенджер ускоряет коммуникацию между сотрудниками на разных направлениях деятельности, система видеонаблюдения снижает вероятность краж на складе и т.п.
• Требуется их регулярная поддержка. Актив должен использоваться длительное время (более 1 года) и требовать вложений: финансовых – абонентская плата за хостинг, зарплата IT-специалиста; временных – обновление программного обеспечения, создание резервных копий, обучение сотрудников; стратегических – модернизация системы под растущие потребности бизнеса, интеграция с новыми облачными сервисами и др.

Чек-лист: что относится к IT-активам

Для того, чтобы отнести объект к IT-активу, можно использовать следующую таблицу:

Классификация IT-активов

Все IT-активы можно разделить на группы в соответствии с ролью, которую они играют в деятельности бизнеса.

Учет IT-активов и бухгалтерский учет

IT-активы в бухгалтерском балансе учитываются на различных счетах. Так, сервер компании – это основное средство (счет 01), а программное обеспечение и другие объекты интеллектуальной собственности – нематериальные активы (счет 04).

При этом оба учета – и бухгалтерский, и IT-активов – важны для эффективного управления, но цели их различны:

• Целью бухгалтерского учета является формирование информации о финансовых результатах организации за определенный период и в динамике.
• Целью учета IT-активов является свод разнородных активов в одну группу. При этом неважно, материальный это актив, или нет.

Бухгалтерский учет и учет IT-активов самостоятельны и ведутся параллельно.

Учет и управление IT-активами: почему это важно

С развитием бизнеса меняются и ИТ-активы, которые необходимы для его стабильного и эффективного функционирования. Об их учете и планировании целесообразно задуматься уже при основании IT-компании.

Это позволит:

• Систематизировать ИТ-активы и распределить их по категориям.
• Предусмотреть расходы на их модернизацию и содержание.
• Привлечь инвестиции. Инвестору важны нематериальные ценности компании: технологии, разработки, базы данных лояльных клиентов, известность торгового знака (бренда).

Для учета и управления IT-активами используются подходы ITAM (IT Asset Management) и ITSM (IT Service Management). Они рассмотрены в разделе «Ответы на часто задаваемые вопросы».

Жизненный цикл IT-актива

Любой IT-актив проходит свой жизненный цикл: от планирования его приобретения, покупки и ввода в эксплуатации, до его вывода из ИТ-активов организации по различным причинам (физическое и моральное устаревание, появление новых версий программного обеспечения, отчуждение прав). Схематично жизненный цикл IT-актива изображен на диаграмме. В ней использованы устоявшиеся термины:

• CMDB: Configuration Management Data Base, база данных управления конфигурацией – все ИТ-активы организации.
• Управление стоимостью TCO (Total Cost of Ownership)и ROI (Return of Investment) – оценка стоимости IT-активов компании и их эффективности. TCO отражает все затраты на IT-активы, ROI показывает прибыльность вложений в IT-активы (рентабельность).

Инвентаризация и планирование IT-активов

Инвентаризация ИТ-активов осуществляется так называемым сплошным методом.

При его использовании составляются реестры:

• Оборудования, которое используется как ИТ-актив. Это серверы, компьютеры, сетевые устройства и т.д. На этом этапе к инвентаризации привлекаются IT-специалисты, которые оценивают моральное устаревание оборудования.
• Программного обеспечения.
• Объектов интеллектуальной собственности. К ним относятся товарные знаки, патенты на изобретения (полезные модели, промышленные образцы), ноу-хау и другие.
• Данных: клиентская база, финансовая и другая аналитика организации, маркетинговые исследования и др.

На этапе инвентаризации важно убедиться, что у компании оформлены права на все ИТ-активы. Обычно на материальные объекты есть документы, и они поставлены на бухгалтерский учет. Для нематериальных объектов это не всегда так. Вместе с тем они являются критически важными ИТ-активами.

Инвентаризация прав на программное обеспечение

Программное обеспечение может быть:

1. Приобретено у сторонней компании. В этом случае проверяется, не истекла ли лицензия на использование ПО. При окончании срока ее действия принимаются меры по ее продлению (приобретаются ключи, устанавливается новая версия и др.).
2. Разработано в самой организации.

Во втором случае целесообразно:

• Рассмотреть условия договора с разработчиком и убедиться, что права на программное обеспечение перешли к вашей организации. Это произойдет, например, если программа была разработана сотрудником при выполнении трудовых обязанностей, при условии, что трудовой договор с ним составлен грамотно.

• Защитить код программного обеспечения путем его депонирования в Роспатенте для того, чтобы его не могли скопировать. Кроме того, это позволит включить ПО в реестр российского программного обеспечения для получения налоговых и кредитных преференций, грантов, участия в госзакупках.

Инвентаризация прав на другие объекты интеллектуальной собственности

Для того, чтобы эффективно использовать в коммерческой деятельности объекты интеллектуальной собственности (товарные знаки, изобретения и др.) права на них нужно зарегистрировать в Роспатенте.

В ходе инвентаризации объектов интеллектуальной собственности:

• Составляется их список, проверяются правоустанавливающие документы на них. Например, для товарного знака – это государственное свидетельство, для изобретения – патент.
• Проверяются сроки действия исключительных прав. При необходимости нужно уплатить госпошлины за продление действия товарного знака или за поддержание патента в силе.
• Выявляются неучтенные ИТ-активы, которые используются в коммерческой деятельности. Это могут быть, например, ноу-хау или незапатентованные изобретения (полезные модели, промышленные образцы). После этого на них оформляются документы, и они ставятся на бухгалтерский учет как нематериальные активы.
• Производится оценка (переоценка) объектов интеллектуальной собственности. Она необходима для определения их рыночной стоимости, ее отражения на балансовых счетах, а также для поиска инвесторов.

Инвентаризация авторских прав

В ходе инвентаризации отдельно выделяются объекты авторских прав, которые являются IT-активами:

• Исходный код программы. Это ключевой, критически важный ИТ-актив. Права на него возникают автоматически при создании кода.
• Базы данных (БД). Автору принадлежат права на структуру БД как составное произведение и, в ряде случаев, на их содержимое (аналитика продаж по сезонам и др.).
• Дизайн интерфейса пользователя на сайте: внешний вид, иконки, графика. Дизайн можно защитить патентом на промышленный образец.
• Техническая документация: руководства пользователя, документация для администраторов и разработчиков и др.
• Аудиовизуальный контент: видео-, фото-, музыкальный контент и др.
• Текстовый контент: статьи в блоге, посты в соцсетях, слоганы, обучающие материалы.

Для того, чтобы отнести объекты авторских прав к IT-активам, они должны приносить пользу организации. В этой связи при их инвентаризации определяется возможный путь их использования (коммерциализации):

Если объект авторского права признан IT-активом, целесообразно защитить произведение. Программное обеспечение и базы данных можно зарегистрировать в форме депонирования в Роспатенте.

Инвентаризация данных

Практически у каждой средней или крупной компании есть особо ценные данные: структурированные и систематизированные сведения о партнерах и клиентах.  В ходе инвентаризации целесообразно составить список значимых для организации электронных массивов, и рассмотреть все ли принято для обеспечения их защиты:

• Проводятся ли бэкапы (создание резервных копий), их регулярность и достаточность.
• Защищены ли данные от утечки по электронным каналам связи.
• Приняты ли меры по разграничению прав доступа к данным.
• Составлена ли так называемая модель нарушителя. В ней должны быть описаны действия потенциального злоумышленника и меры противодействия им.
• Приняты ли исчерпывающие меры по защите персональных данных (ПДн), которые обрабатываются на сайте организации. Есть ли документы, которые требует закон № 152-ФЗ и Роскомнадзор.

Рассмотрение данных в таком аспекте позволит запланировать приобретение дополнительных ИТ-активов (антивирусов, ПО и оборудования для обеспечения защищенных каналов передачи данных и др.), которые позволят быть уверенным в защищенности ценных ресурсов, а также избежать претензий со стороны Роскомнадзора и других контролирующих органов.

Планирование IT-активов

На этапе планирования определяется потребность компании в ИТ-активах для поддержки бизнес-процессов и решений, которые нужны для достижения целей:

• Производится анализ и выявление потребностей в ИТ-активах. После того, как проведена инвентаризация, оценивается достаточность активов текущим и перспективным потребностям, выявляются недостающие элементы, определяются категории ИТ-активов (оборудование, ПО, данные).
• Формируются требования к ИТ-активам: комплектация оборудования и его характеристики, функциональное назначение ПО, пропускная способность локальных сетей передачи данных и др.
• Разрабатываются политики и стандарты: устанавливается стандартная конфигурация оборудования рабочего места сотрудников компании, вырабатывается политика лицензирования, определяются требования к информационной безопасности.
• Производится бюджетирование. Составляется смета расходов на приобретение, определяются источники финансирования.

Приобретение (разработка) IT-активов

На этапе приобретения ИТ-актива происходит его покупка (разработка) и подготовка к эксплуатации:

• Выбирается поставщик, у которого есть актив, соответствующий предъявляемыми требованиям. С ним заключается договор, контролируется его исполнение. Если ИТ-актив создается сотрудником компании, то ему ставится соответствующая задача. Чтобы правильно оформить передачу авторских прав от разработчика к компании, в организации должна быть система документов: положение о создании служебных произведений (к которым относится и программное обеспечение), приказ, служебное задание, акт приема-передачи.
• Производится приемка актива: проверяются его спецификации, выполняется осмотр оборудования или тестовый запуск программного обеспечения, фиксируется факт поставки (составляется акт приемки)
• Информация об ИТ-активе вносится в автоматизированную систему управления ИТ-активами. В ней указываются основные данные: серийные номера, технические характеристики, информация о поставщике, стоимость и другие.

Эксплуатация и обслуживание IT-активов

На данном этапе ИТ-активы вводятся в промышленную эксплуатацию и начинают непосредственно использоваться компанией для достижения поставленных целей, в том числе для получения прибыли:

• IT-активы передаются конечным пользователям. Например, новая версия бухгалтерской программы устанавливается и настраивается на персональном компьютере главного бухгалтера.
• Организуется оценка (мониторинг) работоспособности ИТ-актива, его соответствия потребностям организации. При выявлении несоответствий принимается решение о его замене или модернизации.
• Проводится периодическая (обычно, не реже 1 раза в год) инвентаризация ИТ-активов, сведения о них актуализируются в общей базе IT-активов.
• Производится обслуживание ИТ-активов, например замена жесткого диска в сервере или производство периодических бэкапов баз данных.

Важно обеспечить эксплуатацию ИТ-активов в штатном режиме, не допускать сбоев, которые могут негативно повлиять на бизнес-процессы. Например, утрата базы данных клиентов может привести к невозможности своевременной связи с ними.

Модификация, модернизация, upgade IT-активов

Целью модификации IT-активов является повышение их эффективности, мощности или безопасности для соответствия бизнес-требованиям:

• Производится модернизация аппаратных компонентов, принимается решение об использовании сторонних сервисов. Например, компания при старте деятельности использовала непроизводительный ноутбук, на котором был развернут сайт, установлена бухгалтерская программа и почтовый сервер. С ростом продаж отмечено, что бухгалтерские отчеты по отдельным позициям формируются неоправданно долго, а сайт не справляется с запросами пользователей. В этой ситуации может быть принято решение о модернизации ноутбука (установка высокоскоростного SSD-накопителя, увеличение оперативной памяти и др.) или о переносе сервисов (сайта, почты и др.) на профессиональный хостинг (Selectel, Mru Cloud Solutions и т.п.).
• Осуществляется обновление программного обеспечения до более новых и функциональных версий.
• Устаревшие элементы системы заменяются на более современные и производительные аналоги.
• Создается резерв IT-активов для обеспечения возможности оперативной замены вышедшего из строя оборудования, а также для его задействования для реализации новых проектов или в случае пиковых нагрузок.

Вывод IT-активов из эксплуатации

Вывод IT-активов из эксплуатации (списание) – финальный этап их жизненно цикла.

Основаниями для этого являются:

• Физический износ ИТ-активов. Выработка ресурса, неэкономичность или невозможность ремонта. Например, в компании эксплуатируется МФУ, на котором напечатано более 400 тыс. страниц. Он стал часто ломаться, при этом ремонтировать его невыгодно (годовые затраты превышают 60 тыс. рублей). В этом случае принимается решение о его списании.
• Моральное устаревание. IT-актив не соответствует современным бизнес-требованиям или техническим стандартам. Например, компания выиграла крупный тендер на создание анимационных роликов с фотореалистичной графикой для нового торгового центра. Это потребовало работы с более сложными сценами и использования ресурсоемких программ для анимации (например, Blender, Cinema 4D). При этом для рендеринга (финального просчета сцен) используется ноутбук с видеокартой GeForce-1060. Одна минута итогового видео на устаревшем оборудовании рассчитывается 12 часов. Это неоправданно долго и грозит срывом сроков сдачи работ заказчику. Компания принимает решение о списании ноутбука и его замены IT-активом на базе процессора Core i9 и видеокарты GeForce
• Изменение бизнес-процессов. Необходимость в активе исчезла вследствие реорганизации или закрытия проекта. Так, одна из компаний стала развивать новое направление бизнеса: по экспресс-доставке скоропортящихся продуктов. По итогам пилотного проекта в одном из регионов было выяснено, что деятельность нерентабельна в связи высокими операционными расходами и высокой конкуренцией. В связи с этим руководство компании приняло решение о выводе из эксплуатации специализированного сервера и программного обеспечения для управления парком рефрижераторов и логистикой поставок товаров.

В ходе списания производятся:

• Техническая экспертиза: оценивается текущее состояние IT-актива, оценивается возможность эксплуатации его отдельных элементов. Работоспособные компоненты (жесткие диски, модули памяти и др.) направляются в резерв.
• Мероприятия по обеспечению информационной безопасности: с носителей информации производится безвозвратное удаление данных с использованием специального программного обеспечения.
• Утилизация. Ценные компоненты (золото, медь, алюминий) направляются на переработку с возможностью последующей реализации.

По итогам составляется отчет о списании IT-актива. В нем указываются:

• Данные о сроке службы актива.
• Совокупная стоимость владения (TCO). Она включает все затраты на закупку, поддержку, ремонт и обслуживание.

Эти сведения нужны компании для оптимизации будущих закупок повышения эффективности управления жизненным циклом ИТ-активов (ITAM), расчетов рентабельности инвестиций (ROI).

Ключевые выводы

IT-активы – источник конкурентных преимуществ организации. Это любые объекты (программное обеспечение, оборудование, данные, бренд), которые приносят экономическую выгоду и повышают эффективность бизнеса.

Для эффективного использования в коммерческой деятельности необходимо обеспечить учет и инвентаризацию IT-активов, а также грамотное управление ими на протяжении всего их жизненного цикла. Важно своевременно оформлять права на объекты интеллектуальной собственности (государственные свидетельства, патенты, товарные знаки, лицензии), чтобы защитить их юридически и повысить инвестиционную привлекательность компании.