Инвентаризация НМА

К нематериальным активам (НМА) относятся результаты интеллектуальной деятельности, которым дается оценка в стоимостном выражении. Они не имеют физической (вещественной) формы и используются продолжительное время (от года и больше). К НМА относятся патенты, товарные знаки, авторские права, секреты производства (ноу-хау) и др.

Инвентаризация НМА необходима для установления наличия правоустанавливающих документов на них, а также для определения их актуальной стоимости на определенный момент времени. Последняя рассчитывается в соответствии с федеральными стандартами оценки. Это необходимо, так как стоимость НМА, например, товарных знаков, при успешной предпринимательской деятельности растет. После их оценки сделки (отчуждение, залог, лицензионный договор, договор коммерческой концессии и др.) реализуются по фактической стоимости НМА. Стоимость НМА также отражается в бухгалтерском балансе организации.

Порядок инвентаризации нематериальных активов

Инвентаризация нематериальных активов предполагает проверку их наличия (ревизию). Активы, в том числе нематериальные, имеют правоустанавливающие документы. Например, право собственности на товарный знак подтверждается свидетельством Роспатента. В ходе инвентаризации НМА фиксируется наличие и правоспособность НМА. Так, охрану товарных знаков нужно продлевать каждые 10 лет. Иначе права на них утрачиваются.

Инвентаризация НМА проводится периодически, но не менее одного раза в год, когда подготавливается итоговая отчетность организации. Инвентаризация НМА осуществляется также при смене собственника бизнеса или ликвидации организации, например, при банкротстве. В последнем случае НМА могут быть проданы, что пополнит конкурсную массу. При этом стоимость НМА может превышать стоимость других активов.

Инвентаризация НМА проводится также при выявлении фактов хищения на предприятии или другой недобросовестной экономической деятельности сотрудников. В этом случае фиксируются масштабы и последствия нарушений.

Обычно инвентаризация нематериальных активов проводится специально созданной приказом руководителя организации инвентаризационной комиссией (3 человека и более). В нее включаются   представители бухгалтерии, подразделений организации, материально ответственных лиц, а также, при необходимости, – руководства.

Инвентаризационная комиссия изучает документы, касающиеся возникновения прав на НМА и их движение: передачу по лицензионным и иным договорам, утраты прав на них и т.д. При этом происходит сравнение характеристик НМА со сведениями предыдущей инвентаризации. Кроме того, проводится оценка НМА. При необходимости для этого привлекаются профессиональные оценщики.

Итоги инвентаризации НМА отражаются в отчете об инвентаризации (инвентаризационном акте). К нему обычно прилагается опись правоустанавливающих документов на НМА. Это обеспечивает прозрачность: любые отраженные в акте сведения можно проверить. Акт подписывается всеми входящими в комиссию лицами и заверяется руководителем (заместителем руководителя) организации.

После составления итогового акта инвентаризации необходимо отразить его результаты в бухгалтерском учете. Корректируются, в частности, стоимостные данные нематериальных активов, приходуются излишки и т.д.

Документальное оформление инвентаризации нематериальных активов

Основными документами для инвентаризации НМА являются:

1. Приказ о проведении инвентаризации. В нем, кроме общих моментов (наименование, дата и номер составления), указывается причина проведения инвентаризации (ежегодная сверка, смена собственника и т.п.), состав комиссии (3 сотрудника и более, указываются наименование должности, их ФИО, определяется руководитель комиссии – заместитель руководителя организации либо другое ответственное лицо), даты начала и окончания инвентаризации, предмет инвентаризации (сплошная ревизия, сверка наличия только НМА и т.д.), порядок и сроки доклада результатов руководителю, в том числе в рамках собрания с участием всех членов комиссии, руководителей организации и главного бухгалтера.
2. Инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Это итоговые документы, отражающие полученные в ходе инвентаризации результаты. Их формы распечатываются для заполнения бухгалтерией в 2-х экземплярах. Комиссия должна внести в них данные о наличии активов, например, НМА. Пустых строчек в этих документах быть не должно – они отмечаются буквой Z. Формы таких документов унифицированы. Для НМА применяется инвентаризационная опись по форме ИНВ-1а. В организации может использоваться иная самостоятельно разработанная форма. Перед началом инвентаризации НМА ответственными за сохранность НМА дается расписка о том, что не имеется неучтенных НМА (все они проходят по бухгалтерским документам). В описи содержатся (в табличной форме) наименование НМА, сведения о наличии на них правоустанавливающих документов, дата постановки на учет, отраженная стоимость НМА в регистрах бухучета и их фактическая стоимость. Инвентаризационная опись составляется в 2-х экземплярах, подписывается членами комиссии и ответственным за сохранность НМА лицом. Один экземпляр направляется в бухгалтерию, другой остается у ответственного за сохранность НМА лица.
3. Сличительная ведомость. При наличии расхождений в бухгалтерском учете и фактическом наличии НМА составляется сличительная ведомость по форме Инв-18 или по другой, разработанной в организации. Она оформляется в табличном виде в 2-х экземплярах (1 – в бухгалтерию, 2 – ответственному за сохранность НМА лицу). Графы 3 (ее наименование: «данные об арендодателе»), 8 («излишек: количество НМА») и 10 («недостача: количество НМА») не заполняются.
4. Журнал учета инвентаризаций. Ведется в крупных организациях. В нем сосредоточены обобщающие сведения о проведенных инвентаризациях (номер по порядку, даты начала и окончания инвентаризации, состав комиссии, краткие результаты, подписи членов комиссии).
5. Протокол заседания комиссии. Составляется в крупных организациях при значительных объемах НМА. Имеет общую, описательную и резолютивную части. В последней отражаются мероприятия, которые необходимо провести, в какой срок и кто за них отвечает. Кроме того, на одного из заместителей руководителя возлагается контроль за исполнением протокольного решения. Протокол подписывается руководителем и назначенным секретарем или только руководителем.

Где отражаются излишки нематериальных активов в ходе инвентаризации

Если при инвентаризации выявлены новые (излишние) НМА и они не оценены, то их необходимо оценить. Это может сделать специально созданная в организации комиссия или профессиональный оценщик.

Для определения срока полезного использования НМА (в целях амортизации) нужно определиться со сроком действия прав на этот НМА и срок, в течение которого планируется получение организацией прибыли.

Выявленные в ходе инвентаризации излишки НМА отражаются следующими проводками:

Бухгалтерские проводки при инвентаризации нематериальных активов

Выявление расхождений при инвентаризации НМА

При выявлении разницы в фактическим наличии НМА и данных бухгалтерского учета бухгалтером составляются следующие проводки:

Переоценка нематериальных активов

Переоценка НМА – это право, а не обязанность организации. В п. 19 Федерального стандарта бухучета ФСБУ 14/2022 говорится о том, что после переоценки стоимость НМА должна быть справедливой, то есть несущественно отличаться от рыночной. НМА переоцениваются ежегодно.

Оценка стоимости нематериальных активов может быть проведена организацией самостоятельно.

Для этого формируется пакет документов. Например, для оценки товарного знака необходимы: свидетельство о регистрации, сведения о затратах на его разработку и регистрацию в Роспатенте, описание, классы МКТУ (международной классификации товаров и услуг), в которых он используется, сведения о прибыли организации от его использования, сведения о продажах за год.

Оценщик может использовать затратный (учитываются все затраты на товарный знак), доходный (оценивается возможность получения доходов от использования обозначения) или рыночный методы (товарный знак оценивается по стоимости аналогичных объектов на рынке).

При увеличении стоимости товарного знака (например, приобретенного ранее по договору отчуждения) после оценки необходимо произвести следующую проводку:

• Д04 – К83 («Добавочный капитал»)
• на сумму разницы между актуальной стоимостью и расходами на товарный знак (это его первоначальная стоимость для постановки на учет в бухгалтерии).

Например: товарный знак был принят на баланс по сумме фактических затрат 100 тыс. рублей. Оценщик оценил его в 2 млн. 100 тыс. рублей: Д04 – К83 на сумму 2 млн. рублей.

Увеличение стоимости НМА, например, товарного знака, позволяет в ряде случаев оптимизировать налогообложение. Так, предприниматель, являющийся одновременно учредителем ООО (основная система налогообложения) и зарегистрированный как ИП (упрощенная система налогообложения, 6 % «доходы») может заключить с ООО лицензионный договор от имени ИП. В этом случае он будет платить 6 %, а не 25%, которые заплатило бы ООО.

Учет нематериальных активов: ФСБУ 14/2022

В 2022 году введен федеральный стандарт бухучета ФСБУ 14/2022. С 1 января 2024 года его должны использовать все организации, имеющие НМА.

Нематериальные активы определяются как объект интеллектуальной собственности. Они не могут иметь физической формы, должны использоваться от 12 месяцев и больше, а их стоимость должна превышать 100 тыс. рублей. Если стоимость ниже, то актив не считается НМА (малоценный актив), а затраты на него включаются в текущие расходы.

НМА должен применяться в производственной деятельности, при реализации товаров (предоставлении услуг), в управленческих целях и т.п. НМА должен приносить прибыль. Кроме того, должна иметься возможность отделения НМА от других активов. Также одним из признаков нематериальных активов является ограничение доступа к ним для других лиц (использование с разрешения правообладателя).

На стоимость НМА влияют произведенные в него капитальные вложения. Кроме того, в затраты включается стоимость улучшений, например – доработка программного обеспечения

По ФСБУ 14/2022 амортизация НМА начисляется с даты принятия НМА на баланс до даты его выбытия. Например, НМА принято на баланс 12 февраля 2024 года, а списано 12 апреля 2025 года. Амортизация будет начислена с первой даты по вторую.

Амортизацию НМА можно рассчитывать также другим способом: с 1 числа месяца после даты принятия на учет по 1 число месяца после даты выбытия НМА. В приведенном примере амортизация будет начисляться с 1 марта 2024 года по 1 мая 2025 года. Порядок учета амортизации должен быть закреплен в учетной политике организации.

В целях амортизации определяется срок полезного использования НМА, стоимость НМА при его ликвидации, порядок расчета и размер амортизационных отчислений. Ликвидационная стоимость НМА обычно приравнивается к нулю. Однако, если есть основания полагать, что в конце эксплуатации НМА будет активно использоваться, то стоимость определяется из ожидаемых рыночных реалий. Это относится, например, к программному обеспечению (ПО).

НМА может учитываться как по первоначальной стоимости, так и по переоцененной. Переоценка проводится либо 1 раз в год, либо при существенном изменении «справедливой» стоимости НМА. Это должно быть закреплено в учетной политике организации.

НМА должны проверяться на обесценивание. Это обязанность организации. Проверка проводится минимум раз в год. Признаками обесценивания являются: значительное снижение стоимости НМА, устаревание НМА, неиспользование НМА в деятельности организации, извлечение значительно меньшей прибыли от использования НМА, чем ожидалось. Например, выход новой версии программы для бухгалтера свидетельствует, что старая потеряла актуальность (обесценилась).

НМА списывается, если:

• Срок действия исключительных прав закончился.
• НМА отчужден или перешел к другому лицу без договора.
• Утрачен (испорчен) материальный носитель, без которого НМА нельзя использовать. Например, ключевой (защищенный) диск с программой (без диска она не работает).
• Прекращена деятельность, в которой использовался НМА.
• Актив передан в некоммерческую организацию.

Последние три пункта из приведенного списка добавлены в ФСБУ 14/2022, в предшествующем ФСБУ их не было.

Часто задаваемые вопросы

Мы модернизировали программу, используемую в производственной деятельности: в ней появились новые функции, которых не было раньше. Это новый НМА?

Если произведенные улучшения позволяют использовать программное обеспечение отдельно от базового (то есть улучшения представляют собой независимый модуль, работающий самостоятельно), то это отдельный НМА. Если модернизованная программа используется вместе с улучшениями, новый НМА не возникает.

У нас есть НМА. Амортизация начислена в полном объеме. Однако мы его используем. Мы должны списать НМА?

Такой обязанности нет. При завершении начисления амортизации НМА списывать не обязательно. Это установлено в п. 45 ФСБУ 14/2022.

Я произвел расходы, чтобы сертифицировать продукцию по стандарту ISO. Могу ли я отнести их к расходам на приобретение НМА?

Нет, не можете. При сертификации объект НМА не возникает.

Одним из признаков НМА является отграничение от него других лиц. Это установлено подп. «г» п.4 ФСБУ 14/2022. В вашем случае сертификат следует за продукцией и никак не ограничивает их от нее.

ФСБУ 14/2022 не относит к НМА активы, созданные собственными силами организации. Это могут быть товарные знаки, знаки обслуживания и т.д. Теперь их нельзя учитывать на 04 счете?

Если НМА разрабатывается самостоятельно, без привлечения сторонних лиц, предполагается, что невозможно определить его первоначальную стоимость, так как затраты на НМА производятся в рамках повседневной деятельности, направленной на развитие бизнеса. То есть затраты на создание НМА смешиваются с текущими.

Признается ли НМА, полученный по лицензионному договору, объектом налогообложения?

Нет, не признается. Расходы по лицензионному договору списываются равными частями в течение всего срока его действия.

Включаются ли государственные и иные пошлины в первоначальную стоимость НМА?

В соответствии с ФСБУ 14/2022 активы, созданные организацией самостоятельно, не относятся к НМА. Поэтому учесть затраты на их создание, в том числе пошлины, нельзя.

Что должно быть в учетной политике организации для работы с НМА?

В учетной политике необходимо отразить:

• Классификацию НМА по видам (произведения науки, литературы, искусства; программы для ЭВМ и т.д.).
• Способы оценки НМА (затратный, рыночный, доходный) и ее периодичность.
• Лимит стоимости НМА, например, от 100 тыс. рублей, менее этой стоимости – малоценные активы.
• Порядок амортизации – для этого нужно определить срок полезного использования НМА, указать как будут списываться амортизационные отчисления и др.

Что делать если у организации есть ноу-хау, оно используется в деятельности, но не оформлено?

В вашем случае нужно провести инвентаризацию и в ходе нее выявить ноу-хау. Далее предстоит оценить его (самостоятельно, или с привлечением независимого оценщика). После этого ноу-хау можно поставить на учет.

Рассказываем про интеллектуальные права, кратко освещаем важные новости для бизнеса и делимся результатами своей работы.
👉Подписывайтесь на наш канал в Telegram!