Как получить отказное письмо для маркетплейса

По закону существует обязательная сертификация для многих видов товаров. Такая сертификация подтверждает соответствие товара требованиям технических регламентов, качество и безопасность продукции для потребителей. А на те товары, для которых сертификация не обязательна, маркетплейс может потребовать отказное письмо – справку о том, что продукция не подлежит сертификации.

Для чего нужны сертификаты и декларации соответствия

Сертификация – это такая проверка товара, при которой организация, независимая от производителя, в письменной форме удостоверяет, что товар соответствует государственным стандартам, техническим регламентам Таможенного союза РФ, правилам регистрации отдельных видов продукции.

Некоторые предприниматели ошибочно думают, что если они сами изготавливают товар, например, шьют одежду, а не импортируют ее из других стран, то их продукция не подлежит сертификации. На самом деле технические регламенты ЕАЭС распространяются на всех производителей, а не только на импортеров. Хотя для таможенной очистки партии товара тоже необходимо получение сертификата соответствия.

Сертификация бывает обязательной (для таких товаров установлены государственные перечни) и добровольной, когда сертификат по закону не нужен, но производитель сам хочет получить его для подтверждения качества продукции.

Есть несколько видов сертификатов:

• Свидетельство о государственной регистрации (СГР), подтверждающее соответствие товара (услуг) санитарным и гигиеническим правилам. Оформляется на детское и спортивное питание, БАДы, бытовую химию, товары для беременных, лаки и краски, предметы личной гигиены и некоторые другие товары.
• Регистрационное удостоверение (РУ) для лекарств, медицинских изделий.
• Сертификат соответствия (качества), который можно получить только в сертификационном центре. Оформляется, например, на зубные щетки, ветеринарные препараты, корма для животных, посуду для пищевых продуктов (к декоративным не относится), термосы, обои, бритвы, аккумуляторы, надувные лодки, грунтовки, эмали и герметики, средства для стирки, предметы личной гигиены, белье, корсеты, купальники, постельное белье, чулочно-носочные товары (если они надеваются в качестве первого слоя одежды), товары для детей и другую продукцию.
• Декларация о соответствии – документ, который может выпустить сам производитель (или заказать его оформление в сертификационном центре). Декларация удостоверяет, что поставляемая продукция соответствует требованиям определенных стандартов качества. Декларация нужна для одежды второго и третьего слоя, тканей, изделий из кожи и меха, головных уборов и обуви (кроме валяной), ковров, косметики и других видов товаров.

Если товар подлежит обязательной сертификации, то такие документы должны быть и у селлеров, продающих на маркетплейсах. Однако здесь все зависит от правил самой площадки. Некоторые из них, например, Яндекс.Маркет, требуют сразу загружать сертификаты. Иначе у продавца не будет доступа к разделу каталога, и он не сможет загрузить карточки товара. А другие, например, Алиэкспресс Россия, на некоторые товары могут запросить сертификаты позже, после начала продаж.

Сертификаты можно оформить на контракт, партию товара или серийную продукцию. В последнем случае потребуется соответствие не только самой продукции, но и производства – на предприятии должна работать система менеджмента качества. Сертификат на партию может получить как импортер, так и продавец, а на серийную продукцию – только производитель.

Что такое отказное письмо

Если ваш товар не входит в перечни обязательной сертификации или декларирования, то можно оформить добровольный сертификат, либо «отказное письмо» (информационное, разъяснительное письмо) – это подобие справки, в которой написано, что продукция не подлежит сертификации.

Сам термин «отказное письмо» отсутствует в федеральных законах, возможность его предоставления не закреплена в нормативно-правовом поле РФ. Поэтому вокруг этого вопроса существует некоторая неопределенность: нужно ли оно вообще продавцам. Получается, что необходимо оформить некий сертификат о том, что сертификат соответствия не требуется.

Росстандарт также ссылается на то, что в Федеральном законе от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» термин «отказное письмо» не регламентирован. Также не существует никаких государственных реестров, куда заносится информация об отказных письмах. Нет и утвержденной формы для такого письма.

Обязательно ли оформлять отказное письмо?

Официально селлеры и производители не обязаны оформлять отказные письма. Сами маркетплейсы тоже не требуют загружать такой документ сразу после регистрации на площадке или во время выкладки товара на витрине. Большинство начинающих селлеров стартуют на маркетплейсах без отказных писем.

Применение штрафных санкций при отсутствии такого письма тоже по сути юридически незаконно. Однако при этом нужно руководствоваться условиями договора-оферты, который маркетплейсы заключают с селлерами. На всех площадках администрация может в любой момент запросить документы о качестве товара (сертификат, декларацию), а некоторые требуют и справку о том, что обязательная сертификация не нужна.

Например, на маркетплейсе Озон это требование выглядит так:

При отсутствии отказного письма Озон скроет ваши товары, пока вы не загрузите документы. Аналогичное требование прописано и в договоре Вайлдберриз.

На практике отказное письмо может потребоваться в нескольких случаях:

• Когда пользователь после покупки остался недоволен и потребовал документы по качеству на товар, написал жалобу в маркетплейс.
• Если покупатель пожаловался на качество вашего товара в Роспотребнадзор, и ведомство решило провести проверку.
• Нередко к такой хитрости прибегают конкуренты, пытаясь «выдавить» другого продавца с маркетплейса.

Такие ситуации происходят нечасто, но все же бывают. Некоторые сертификационные центры предлагают срочное оформление отказных писем за сутки или даже в течение 1 часа (с доплатой за срочность; стоимость такой услуги – 7-15 тысяч рублей), поэтому при появлении такой проблемы все равно можно найти ее решение.

Если покупатель обратился лично к вам в чат, то можно сначала попытаться объяснить ему, что документы по качеству на несертифицируемый товар по закону не требуются. Некоторые маркетплейсы берут урегулирование такого вопроса на себя, например, Яндекс.Маркет, а другие все-таки настаивают на предоставлении отказного письма (маркетплейс Озон).

Если же вы хотите обезопасить свой бизнес и избежать форс-мажора, то оформить отказное письмо можно заранее. Плюсом является то, что вы можете получить один такой документ сразу для всех видов ваших товаров, не требующих обязательной сертификации. Это позволит хорошо сэкономить на оплате услуг сертификационного центра.

Виды отказных писем

Существует 2 вида отказных писем, которые могут пригодиться продавцам:

• Торговые отказные письма для продажи на маркетплейсах или оффлайн; их также могут запросить дистрибьюторы.
• Таможенные письма, которые нужны для таможенной очистки партии товара. Если такое письмо понадобилось для предъявления на таможне, то получить этот документ в сертификационном центре все-таки придется. Содержание таможенного отказного письма практически не отличается от торгового, за исключением того, что в нем указывают инвойс на поставку.

Так как законодательство по сертификации товаров достаточно запутанное, то нередко могут возникнуть различия в толковании правовых норм между перевозчиком и таможней. Положение осложняется тем, что нет единой организации, которая занималась бы такими вопросами. Однако в последнее время таможенная служба все реже требует отказные письма. Заранее их тоже можно не оформлять, а только по запросу таможни.

Срок действия отказного письма

Срок действия информационного (разъяснительного) письма не ограничен. Но так как само письмо подтверждает, что ваш товар не включен в перечни обязательной сертификации, а эти перечни и технические регламенты периодически пересматриваются, то со временем придется делать новые отказные письма.

Например, вы продаете бижутерию для взрослых (бижутерия для детей подлежит обязательной сертификации) и получили отказное письмо в 2020 г. о том, что товар не входит в перечень сертифицируемой продукции по Постановлению № 982 от 01.12.2009. 23 декабря 2021 г. было подписано новое Постановление Правительства РФ №2425 с уточненным перечнем. Оно вступает в силу с 1 сентября 2022 г. и действует до 1 сентября 2028 г. Это значит, что отказные письма со ссылкой на Постановление № 982 с 01.09.2022 г. больше не действуют и нужно оформить новое отказное письмо со ссылкой на Постановление №2425.

Так как ассортимент товаров постоянно расширяется, то меняется и список товаров для обязательной сертификации. Поэтому приходится следить за изменениями законодательства и доказывать снова, что товар не подлежит сертификации.

Переоформление отказного письма также потребуется, если изменилось ФИО предпринимателя, название организации или реквизиты.

Как получить отказное письмо для маркетплейса и сколько это стоит

Есть несколько способов, как можно получить отказное письмо:

• Если вы перепродаете чужие товары, то документ можно запросить у вашего российского поставщика или непосредственно у производителя. У крупного производителя такое письмо уже наверняка есть.
• Если вы сами производите товары или они ввезены из Китая, то вы можете написать запрос в Роспотребнадзор, подлежит ли ваш товар сертификации. В течение 30 рабочих дней Роспотребнадзор обязан бесплатно направить вам официальный ответ. Но так как это ведомство не делает отказные письма в классическом понимании этой процедуры, то скорее всего вы получите отписку, в которой вам посоветуют обратиться к перечням Постановления РФ и к техническим регламентам.
• Большинство селлеров получает отказные письма в аккредитованных сертификационных центрах, которые есть практически в каждом большом городе. Сделать это можно удаленно, онлайн.

Самостоятельно оформить отказное письмо на товар нельзя. На маркетплейсе Озон можно также найти информацию о партнерах, занимающихся сертификацией товара, и получить скидку на их услуги.

Стоимость отказного письма в таких центрах начинается от 1 000 рублей, а в среднем составляет 3 000 – 5 000 рублей. Срок оформления документа – 3-5 дней; есть возможность ускоренного получения документа.

Отказное письмо делают только на одного заявителя, то есть нельзя получить один документ на нескольких предпринимателей «вскладчину».

Сертификационные центры выдают отказные письма самозанятым, индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. А вот сертификаты и декларации можно оформить только для ИП и организаций.

Какие документы нужны для отказного письма

Чтобы получить отказное письмо, нужно обратиться в аккредитованный сертификационный центр. Вам направят заявление, форма которого у каждого центра может быть своя.

В заявке нужно будет указать:

• идентификационные данные: ФИО руководителя компании (индивидуального предпринимателя), ИНН, регистрационный номер ЕГРЮЛ или ЕГРИП, адрес местонахождения;
• наименование товарной группы и самих товаров, на которые нужно получить отказное письмо;
• коды ТН ВЭД (сертификационный центр может определить их самостоятельно);
• если товар ввезен из-за рубежа – контракт или инвойс.

Указывать конкретный бренд или производителя товара в заявке не нужно.

Предоставление образцов товара не требуется, так как испытания, как при сертификации, не проводятся. Отказное (информационное) письмо оформляется только на основании предоставленных документов и норм законодательства.

Каждый сертификационный центр может делать отказное письмо на своем фирменном бланке, который должен содержать вышеперечисленные сведения, информацию об органе сертификации, место, куда предъявляется документ (в таможенные органы, по месту требования), номер аттестата аккредитации.

В основном тексте сертификационный центр указывает, что эти товары не включены в перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации и декларированию, в технические регламенты Таможенного союза ЕАЭС. В письме также приводится информация о том, что документ действителен до внесения изменений в Постановление Правительства. Документ заверяется подписью руководителя центра и печатью.

На какие товары оформляется отказное письмо

Законами не установлен список товаров, для которых достаточно получить отказное письмо, а не сертификат или декларацию соответствия. Чтобы узнать, можно ли это сделать, нужно исходить от обратного: если ваш вид товара не входит в единые перечни и технические регламенты, значит, сертификация не требуется.

Мы собрали в списке ниже такие товары, которые чаще всего продают селлеры на маркетплейсах:

• Аксессуары для телефонов: силиконовые чехлы, держатели, защитные стекла. Вся электроника, например, зарядные устройства, подлежат сертификации или декларированию.
• Бижутерия и аксессуары для волос для взрослых.
• Товары для декора, украшения интерьера (картины, вазы, кашпо, восковые свечи и другие), сувенирная продукция (шкатулки, статуэтки и другие), искусственные цветы, елочные украшения.
• Инструменты для маникюра: пилки, щеточки и другие (но не лаки для ногтей, для них потребуется сертификат).
• Книги, печатные издания, канцелярские товары для взрослых.
• Зонты, солнечные очки.
• Ручной, немеханизированный инструмент, садовый инвентарь.
• Ручные массажеры (роллеры).
• Товары для животных, кроме кормов (когтеточки, домики, одежда для животных).

Для них сертификация не требуется, можно оформить отказное письмо.

Рассказываем про интеллектуальные права, кратко освещаем важные новости для бизнеса и делимся результатами своей работы.
👉Подписывайтесь на наш канал в Telegram!