Как разработать и написать техническую документацию к программному обеспечению

Ежегодно в России регистрируется несколько десятков тысяч компьютерных программ и баз данных, согласно годовым отчетам Роспатента. Это программное обеспечение (ПО) для бухгалтерии, логистики, обучения, управления и многих других задач. Однако единой инструкции для всех этих продуктов не существует. Каждый из них сопровождается собственным описанием – своей технической документацией.

Без нее пользователь не сможет в полной мере понять задачи и функции программы, начать полноценно ее использовать. Если разработчик намерен продавать свое цифровое решение, регистрировать его в реестре российского ПО Минцифры, то такой набор документов особенно необходим. При этом для эффективного выполнения своих функций техническая документация должна быть полной, точной и доступной для понимания экспертами Минцифры, разработчиками и пользователями ПО.

В этой статье рассмотрим, что представляет собой написание технической документации на программное обеспечение и какие задачи решает.

Что такое техническая документация к ПО

Большинство товаров, представленных на рынке техносферы, содержат инструкции. Без подробного описания каждой кнопки не продается даже фен. Ведь чем доступнее и удобнее эксплуатация продукта, тем выше его популярность и востребованность среди покупателей.

То же самое можно отнести и к программному обеспечению. Чем подробнее описано его создание, функционирование, настройки и дальнейшая поддержка, тем больше пользователей, тестировщиков, разработчиков, инвесторов, покупателей поймут принципы его работы. Для этого и пишется техническая документация.

Она представляет собой набор документов, который позволяет понимать и контролировать цифровой продукт на всех этапах его жизненного цикла. Описания ИТ-решений могут быть разными, но произвольные интерпретации здесь недопустимы. Составлять документацию для программы необходимо в строгом соответствии с установленными правилами и требованиями. Лучшим решением станет оформление по ГОСТ.

Секреты успешного ПО: роль технической документации

Составление технической документации к ПО дает множество преимуществ. Рассмотрим кому и когда она особенно необходима:

1. Разработчикам. Документация позволяет отслеживать все этапы процесса создания ПО, что особенно важно при возобновлении работы над продуктом после перерыва или включении новых членов команды. Часто программы разрабатывают или берут в качестве базы для новых решений. В этих случаях документация также облегчит труд ИТ-специалистов.
2. Инвесторам. ПО – это объект интеллектуальной собственности, нематериальный актив. Его можно продать, купить, заложить или использовать для привлечения инвестиций, разрешения судебных споров и взыскания компенсаций за нарушение прав на программу. Техническая документация позволит оценить цифровой продукт более точно.
3. Продавцам ПО. Клиенты выбирают компании, предлагающие понятные ИТ-решения. Качественная документация — ключевой фактор их выбора.
4. Приобретателям ПО. Техническая документация во многом упрощает работу с программой и помогает пользователям в выполнении задач.
5. Государственным организациям. Для них разработка ПО обязательна с соблюдением стандартов, где ключевым требованием является техническая документация, отвечающая ГОСТам. Это позволяет избежать претензий со стороны контролирующих ведомств и надзорных органов.

Виды технической документации

Помощь в знакомстве с ИТ-решением необходима не только конечным пользователям (бухгалтерам, логистам-аналитикам, системным администраторам и пр.), но и создателям. Например, в ИТ-компании может смениться штат сотрудников, а работу над проектом необходимо продолжать. Чтобы новые специалисты быстрее и глубже в него погрузились, как раз и поможет техническая документация. Поэтому в зависимости от целей ее можно разделить на несколько видов:

1. Пользовательская. Этот вид документации подробно описывает правила эксплуатации ПО, его задачи, функции и шаги по использованию. Цель — обеспечить полное понимание продукта, не оставляя вопросов у пользователей.
2. Технологическая. Пишется для API и структур данных. Ее цель — обеспечить быстрое вхождение в программный проект нового сотрудника, возможность внести корректировки в рабочий код, выполнить настройки и поддерживать дальнейшее функционирование ПО. Такая документация содержит исходный код, комментарии к нему, макеты дизайна интерфейсов и другие необходимые технические данные.
3. Проектная. Ее цель — объяснить общую логику и структуру программы, отвечая не на вопрос «как?», а на «почему именно так?». Она содержит обоснования проектных решений, например причины определенной конструкции классов или групп, а также может включать идеи по дальнейшему развитию ПО.

Ключевые данные для описания ПО

Написание технической документации к программе особенно необходимо при заказной разработке, когда содержание описания формируется на основе требований клиента. Оно обычно включает:

1. исходный код;
2. спецификации и технические требования;
3. базы данных, на которые указывает ПО;
4. описание функций программы;
5. список ошибок и их причины;
6. дизайн-макеты;
7. руководство для пользователей и администраторов.

При сотрудничестве ИТ-компаний с госсектором соответствие технической документации ГОСТам является частым ключевым условием. В таком случае основным нормативным актом выступает ГОСТ 19.101-2020 «Единая система программной документации». Согласно ему, руководство к ПО должно содержать следующие данные:

1. спецификация;
2. ведомость держателей подлинников;
3. описание программы;
4. методика тестирования;
5. техническое задание;
6. пояснительная записка;
7. эксплуатационные документы.

Как включить ПО в реестр Минцифры

С 2016 года в России работает единый реестр российских ПО для электронных вычислительных машин и баз данных. Он был создан для того, чтобы поддержать отечественных ИТ-разработчиков и заменить импортные продукты на собственные аналоги.

Реестр ведет Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Согласно правилам ведомства, в перечень включаются только отечественные разработки после экспертной проверки. Владельцы таких продуктов (ИТ-компании) получают на преимущества в госзакупках, грантах и льготах.

Для включения ПО в реестр Минцифры необходимо подать заявление с пакетом документов, который делится на три категории:

1. Юридические материалы подтверждение юридического статуса заявителя. Иностранная компания не может подать заявку.
2. Правовые материалы: подтверждение права собственности (как правило, это свидетельство о регистрации ПО в Роспатенте). Владельцем программы должен быть заявитель, а не его сотрудник или автор.
3. Технические материалы: подробное описание архитектуры, основных модулей и функциональности ПО.

Таким образом, наличие технической документации ПО — обязательное условие для включения продукта в реестр Минцифры. Согласно методическим рекомендациям министерства, она должна содержать:

1. Функциональные характеристики ПО и данные для его установки и эксплуатации.
2. Описание процессов поддержания жизненного цикла ПО, способы устранения неисправностей в ходе эксплуатации, улучшения программы, а также информация о специалистах, необходимых для обеспечения функционирования.
3. Описание технических средств для хранения исходного текста и кода ПО.
4. Описание технических средств, необходимых для активации, выпуска, распространения, управления лицензионными ключами ПО.

Как составить техническую документацию к ПО

Этапы разработки комплекта технической документации варьируются в зависимости от специфики конкретного ИТ-продукта. Рассмотрим основные шаги:

1. Определение состава документации. Зафиксируйте перечень документов для каждой стадии жизненного цикла ПО.
2. Планирование. Определите уровень детализации, формат документов, сроки их создания и временные рамки для каждой стадии и проекта в целом.
3. Разработка проектной документации. Создайте документы, описывающие процессы создания ПО и среду разработки (функциональная спецификация, спецификация требований пользователя, описание архитектуры ПО).
4. Разработка тестовой документации. Определите виды тестирования программы и состав соответствующей документации.
5. Создание эксплуатационной документации. Напишите руководство для успешного использования продукта. Оно может включать инструкции для оператора, программиста, пользователя, правила по техническому обслуживанию, настройки и установки.
6. Документация по инфобезопасности. Разработайте документы согласно ГОСТ 56939-2016.

При разработке технической документации к ПО важно учесть следующие детали:

1. Сроки. Начинайте документирование во время разработки программы. Это даст возможность точно зафиксировать все этапы и принятые решения. Позднее документирование по памяти чревато ошибками.
2. Целевая аудитория. Ее всегда важно учитывать. Материалы для пользователей должны быть простыми и понятными, без большого количества формулировок из области программирования. Техническая информация для профильных специалистов может быть представлена на профессиональном языке.
3. Структурирование материала. Техническая документация на ИТ-продукт может занимать десятки страниц. Для облегчения работы добавляйте оглавление со ссылками на конкретные разделы. Это упростит навигацию и поиск необходимой информации.
4. Дата обновления. Для уверенности пользователей в актуальной информации всегда указывайте время и версию последнего обновления ПО.
5. Код. Включайте только полноценные фрагменты кода, чтобы исключить ошибки при копировании. Не указывайте коды, которые уже не используются в ПО.
6. Лаконичность. Избегайте лишней информации и эмоциональных формулировок.
7. Визуальные приемы. Используйте таблицы, схемы, диаграммы для более эффективного усвоения технического материала.

Где писать техническую документацию

Для создания технической документации ПО существует множество специализированных сервисов:

1. Бесплатный генератор, способный извлекать информацию из комментариев и из самостоятельных конструкций в коде. Поддерживает форматы HTML, CHM, RTF, PDF, LaTeX, PostScript и man-страницы.
2. Генератор на Python. Был создан, чтобы документировать этот язык, но сейчас применяется и для продуктов на других языках. Преобразует файлы reStructuredText в HTML-сайты, PDF, EPub, Texinfo и man. Автоматически формирует материалы из исходного кода, поддерживает математические записи и подсветку кода.
3. Adobe RoboHelp. Платный, но очень удобный инструмент для создания, управления и публикации профессиональной справочной документации, в том числе, технического руководства к ПО. Поддерживает форматы HTML5, PDF, Microsoft Word и другие.
4. Сервис для хостинга ИТ-продуктов и совместной разработки с использованием системы контроля версий Git. Если проектом занимается несколько специалистов и их мнения расходятся, то GitHub определит точку конфликта и найдет инструменты для его урегулирования.
5. Инструмент для создания, редактирования и публикации технической документации. Поддерживает совместную работу над одним проектом в режиме реального времени. Имеет ИИ-помощника для оптимизации материалов.
6. Confluence. Бесплатная программа на Java с готовыми шаблонами, которые можно адаптировать под любые типы документов.
7. Javadoc. Генерирует техническую документацию по разработке информационных систем из комментариев в Java-коде. Анализирует описание классов и создаёт полноценный справочник.

Резюмируем

Грамотная техническая документация – это не простая формальность, а необходимый инструмент для успешного развития и продвижения вашего продукта на рынке ИТ. С ее помощью вы наглядно продемонстрируете заказчику соответствие готовой программы согласованным требованиям и техническим заданиям, получите возможность включить свое решение в реестр отечественного ПО, разрешите пользователям извлекать максимальную выгоду из вашей разработки.

Создание технической документации для ПО – одна из услуг патентного бюро Ezybrand. Это может быть программа для стартапа или крупный корпоративный проект. Мы проведем подробный анализ любого вашего продукта, подготовим описание и обязательно предоставим его вам на согласование. Вы получите точный и понятный материал с учетом всех правил и требований Минцифры.